W codziennej działalności firmy świadczącej międzynarodowy przewóz osób, liczba zadań do wykonania, jak np. obsługa bieżących rezerwacji, przyjmowanie nowych zleceń, rozliczanie poprzednich tras, itd., bywa nie tylko absorbująca, a wręcz przytłaczająca. W związku z tym planowanie mądrej redukcji kosztów schodzi na dalszy plan, a to niestety obniża rentowność biznesu.
Program poprawy wydajności, czyli jak obniżyć koszty prowadzenia działalności
Przedsiębiorcy prowadzący mikro-, i małe firmy są tak zaabsorbowani „gaszeniem pożarów”, czyli bieżącą działalnością, że nie znajdują czasu nie tylko na szczegółowe kontrolowanie przepływu gotówki, a tym bardziej na planowanie budżetu firmowego, trzymanie kosztów w ryzach i obcinanie zbędnych wydatków. Tymczasem mądre planowanie, optymalizacja wydatków jest kluczem do podniesienia wydajności i rentowności firmy. Jak ustalić program poprawy wydajności i optymalizacji kosztów? (przejdź do sedna)Rozpocząć należy od rozpisania wydatków, co pozwoli na wychwycenie „pożeraczy”.Nawet w małej firmie przewozowej lista pożeraczy może okazać się zadziwiająco długa. Wśród największych należy wymienić:
♦ nieefektywna reklama – według praktyków z branży przewozowej, najmniej efektywna jest reklama w gazetkach, najbardziej skuteczne są kampanie i reklamy w Internecie;
♦ operator telefonii komórkowej – zmiana operatora lub negocjacje z obecnym mogą obniżyć koszt obsługi firmy;
♦ system monitoringu GPS (ceny wahają się od 27 zł do 70 zł netto (stan na grudzień 2019r.) za podstawowe parametry w przewozach międzynarodowych, w przewozie krajowym możemy znaleźć ofertę już za 23 zł brutto.
♦ paliwo – ten koszt stanowi zwykle około 50 % działalności firm przewozowych. Co zrobić, by tankować taniej? Odsyłamy tutaj – dzięki jednej decyzji można zaoszczędzić od 20 do 70 gr na litrze, tankując na tych samych stacjach benzynowych, co dotychczas, ale ze specjalnymi kartami. Co więcej, oszczędności dotyczą stacji benzynowych w całej Unii Europejskiej. Zatem tankując zarówno w Polsce, jak i Niemczech, Austrii czy Holandii można znacząco obniżyć koszty paliwa;
♦ abonamenty. Jeśli firma istnieje od wielu lat, warto przyjrzeć się różnorodnym abonamentom za usługi, które być może okażą się zbędne. Jenda z istotnych zasad w biznesie to unikanie wysokich kosztów w regularnych wydatkach. Zazwyczaj korzystniejszy jest zakup usługi, rozwiązania, aplikacji ułatwiającej pracę z jednorazową płatnością, niż płatności, wiążące z usługodawcą na miesiące lub lata. Oczywiście od każdej regułuy istnieją wyjątki. Np. jeśli zakup służy zwiększeniu majątku firmy (np. auto w leasingu, pracujące na swoje utzrymanie i wykup) lub zakupiona usługa pzowala znacząco obniżyć koszty działalności, warto rozważyć taką możliwosć.
♦ siedziba firmy. Zmiana biura na tańsze, często stosowaną formą w małych firmach przewozowych jest tzw. Home Office, pracownik może otrzymać wyższe wynagrodzenie, zaoszczędzić czas na dojazdach do biura, a właściciel nie płaci za wynajmowane powierzchnie.
Jednak w większych firmach Home Office może okazać się mniej efektywny, warto wówczas zastanowić się nad inwestycją we własny lokal – jednorazowy większy wydatek, zastąpi comiesięczne zobowiązania, a ponadto nieruchomość z czasem zyska na wartości. Kolejnym plusem jest możliwość podnajmowania powierzchni biurowej innym firmom.
Czy mała firma przynosząca zyski potrzebuje optymalizacji kosztów?
Właściciel firmy transportowej, której bilans jest dodatni, zazwyczaj nie czuje potrzeby cięcia kosztów, bowiem gdy biznes przynosi zyski idea optymalizacji kosztów wydaje się stratą czasu. Tymczasem na rozwój biznesu wpływ ma tak wiele czynników, że sytuacja może się zmienić na mniej korzystną. Wśród nich wystarczy wymienić chociażby rosnacą konkurencję, niepewną sytuację polityczną, kurs walut, zmiany w cenach paliwa, rotację pracowników, nieprzewidziane sytuacje na trasach. Zatem warto zastanowić się nad opracowaniem i wdrożeniem programu oszczędnościowego, zanim ten krok stanie się niezbędny by utrzymać firmę na powierzchni. Zaangażuj pracowników Samotna walka z Goliatem w odniesieniu do działalności firmy przewozowej może okazać się nieefektywna. Przy założeniu, że Goliat to zbyt wysokie wydatki, a Dawidem będzie tylko i wyłącznie właściciel. Aby program poprawy wydajności miał przynieść spodziewane efekty konieczne jest zaangażowanie pracowników. Ludzie mają tendencje do zamykania się w swojej strefie komfortu, dlatego nie łatwo jest przekonać zespół pracowników do zmian. Aby tego dokonać należy przedstawić im ewidentne wady obecnej sytuacji, a także korzyści płynące z wdrożenia nowych rozwiązań. Aktywne uczestnictwo we wdrażaniu zmian, poczucie sprawczości pozwala pracownikom poczuć się współodpowiedzialnymi za wyniki, a tym samym za sukces firmy. Ich pomoc w skutecznym wprowadzaniu pozytywnych zmian jest nieoceniona.